Wozu ist eine Hausverwaltung nötig?

Warum Hauseigentümer eine Verwaltung brauchen, welche Pflichten diese hat und was eine gute Hausverwaltung ausmacht

Bei einem Mietshaus mit mehreren Parteien fallen zahlreiche Verwaltungsaufgaben an. Dazu zählen etwa Reinigung, Instandhaltung und Betriebskostenabrechnung. Da Eigentümer in der Regel weder die beruflichen Qualifikationen noch die nötigen Ressourcen für die Durchführung dieser Leistungen haben, greifen sie auf Hausverwaltungen zurück. Dabei handelt es sich um Professionisten, die sich auf genau solche Dienstleistungen spezialisiert haben. Sie werden mittels Vollmacht beauftragt. Mieter haben bei der Hausverwaltung kein Mitspracherecht.

Hausverwaltungen haben eine unterschiedliche Betriebsgröße. Kleinere Verwalter sind in der Regel persönlicher und zeichnen sich durch Flexibilität aus. Große Firmen haben oft eigene Abteilungen für Rechtsfragen, interne Techniker oder sind im Bereich der Online-Hausverwaltung bereits aktiver. Das heißt, dass sie Eigentümern jederzeit einen umfangreichen Onlinezugriff auf Daten zu Rücklagen oder Bilanzstatus ermöglichen können.

Wofür ist eine Hausverwaltung zuständig?

Hausverwaltungen kümmern sich um die kaufmännische und technische Verwaltung eines Gebäudes. Ihr Tätigkeitsbereich ist im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) gesetzlich geregelt. Die wichtigsten Zuständigkeiten können folgendermaßen grob zusammengefasst werden:

• Reinigung und Pflege des Hauses
• Durchführung von Instandhaltungsarbeiten
• Abrechnung der Betriebskosten
• Verrechnung von Heizkosten und Warmwasser
• Erstellen von Rücklagen

Welche Pflichten hat eine Hausverwaltung?

Das österreichische Wohnungseigentumsgesetz legt außerdem fest, welche Pflichten eine Hausverwaltung hat. Dem Gesetz zufolge muss sie die Interessen der Wohnungseigentümer gegenüber Dritten vertreten. Eine der sich daraus ergebenden Pflichten ist, dass Kosten für Pflege und Reinigung des Gebäudes in der Regel dem Eigentümer vorab übermittelt werden müssen.

Instandhaltung

Sind Instandhaltungsmaßnahmen nötig, kommt es auf den Umfang an: Fallen sie in die sogenannte ordentliche Verwaltung, kann der Hausverwalter auch ohne Eigentümerbeschluss handeln. Das betrifft zum Beispiel das Tauschen von kaputten Fenstern oder die Behebung eines Wasserschadens. Bei der außerordentlichen Verwaltung muss vorab eine einfache Mehrheit von den Eigentümern eine Entscheidung treffen. Dabei geht es um Bauarbeiten und Reparaturen, die über die Erhaltung des Hauses hinausgehen. Klassische Beispiele dafür sind der im Nachhinein angebaute Lift oder die Heizungsumstellung auf eine ökologisch nachhaltigere Technik.

Betriebskostenabrechnung und Hauptversammlung

Darüber hinaus muss die Hausverwaltung jedes Jahr eine Betriebskostenabrechnung an die Eigentümer übermitteln. Außerdem ist sie rechtlich dazu verpflichtet, mindestens alle zwei Jahre eine Hauptversammlung einzuberufen. Zu diesem Termin werden die Eigentümer darüber informiert, in welchem Zustand das Haus ist und welche künftigen Ausgaben anstehen.

Was macht eine gute Hausverwaltung aus?

Besonders wichtig ist, dass zwischen den Eigentümern und der Hausverwaltung ein vertrauensvolles Verhältnis besteht. Immerhin arbeitet der Verwalter mit dem Geld der Eigentümer. Der persönliche Kontakt und ein fixer Ansprechpartner bei allen Fragen sind ebenso von großer Bedeutung. Auch von anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Hausverwaltung wie zum Beispiel der Technik oder der Buchhaltung sollten sich die Eigentümer bestens betreut fühlen.

Einnahmen und Ausgaben müssen genau aufgelistet werden sowie nachvollziehbar sein. Fragen zur aktuellen Höhe der Rücklagen oder zu beauftragen Firmen sollten jederzeit beantwortet werden können. Außerdem macht ein guter Hausverwalter Investitionen, die von Rechts wegen nicht unbedingt mit den Eigentümern abgesprochen werden müssen, trotzdem und von sich aus transparent.

Wie viel kostet eine Hausverwaltung?

Wie viel Geld man als Eigentümer für die Dienstleistungen einer Hausverwaltung ausgeben muss, hängt davon ab, wie viele Wohnungen zu betreuen sind und wie groß die Immobilie insgesamt ist. Es werden nicht nur die Wohnflächen selbst, sondern auch die gemeinsam genutzten Flächen wie zum Beispiel die Waschküche zur Berechnung herangezogen. Im Allgemeinen bestehen keine fixen Sätze für das Honorar einer Hausverwaltung.

Üblicherweise wird zum Beispiel ein Prozentsatz der Summe der Mietzinse pro Jahr herangezogen. Auch ein Promillesatz des Neubauwerts der Liegenschaft ist möglich. Vereinbarungen über Beiträge pro Quadratmeter und Nutzfläche oder pro Wohneinheiten sind ebenfalls die Regel. Im Rahmen der Betriebskosten kann die Vermieterin oder der Vermieter einen Teil der Verwaltungsgebühr an die Mieterin oder den Mieter weiterverrechnen. Aktuell beträgt dieser 3,60 Euro pro Quadratmeter und Jahr.

Kann man eine Hausverwaltung einfach wechseln?

Grundsätzlich kann der Eigentümer der Hausvermittlung kündigen, wenn er mit der Leistung nicht zufrieden ist. Ist das Gebäude im Besitz von mehreren Eigentümern, muss die Mehrheit der Kündigung zustimmen. Die Kündigungsfrist beträgt drei Monate. Allerdings kann in der Regel nur mit Jahresende gekündigt werden. Idealerweise erfolgt die Kündigung per Einschreiben oder bei der Hausversammlung. Zeitgleich muss man sich nach einer neuen Hausverwaltung umsehen. Dabei ist es wichtig, sehr detaillierte Angebote einzuholen. Es gibt aber Ausnahmen bei der Kündigung: Wenn der Hausverwalter seine Pflichten grob verletzt hat, ist es möglich, die Vertragsauflösung gerichtlich zu beantragen. (maka)

Zum Thema:

• Aufgaben der Hausverwaltung bei Wohnungseigentumsobjekten
• Hausverwaltung wechseln